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El avance en la digitalización del sector de la automoción se encuentra en un punto de máximo auge. La necesidad de los concesionarios de actualizar sus sistemas de gestión, mejorar y optimizar los resultados a través de una eficiente gestión de los procesos y, sobre todo, la necesidad de integrar a todos los usuarios y empresas en los procesos para mejorar los tiempos de trabajo, se traduce en un aumento de la demanda de herramientas 100% eficientes y que, además, comprendan la necesidad de un sector tan específico como el de la Automoción.

En este contexto, son varias las compañías que han apostado por la digitalización de sus procesos como Toyota España, KIA España y Volkswagen Group España Distribución, últimas incorporaciones a la cartera de clientes del grupo Acerca Partners confiando en su solución iDocCar.

 

La capacidad de adaptación a la digitalización y a la pandemia del COVID-19 ha sido clave para el éxito y la supervivencia de muchas empresas. El coronavirus nos ha enseñado a ser más precavidos, más cuidadosos, más responsables y, sobre todo, más digitales. Esto ha proporcionado un fuerte impulso al proceso de transformación digital en el que ya estaba inmerso el sector de la automoción.

La Fundación SERES pone de relieve que el porcentaje de empresas españolas que ha iniciado un proceso de transformación digital se sitúa entre el 40 y el 45%. En este contexto, iDocCar te ofrece una completa herramienta de gestión de procesos. Nuestro software permite la transformación de los procesos manuales de los concesionarios en procesos gestionados por expedientes y tareas automatizadas.

Nuestra cartera de clientes incluye grandes fabricantes de automóviles como Kia, Toyota, Porsche, Hyundai, Mercedes-Benz, Land Rover o el Grupo Volkswagen. Por eso, hoy queremos contarte de primera mano la experiencia de cliente. de uno de ellos: Volkswagen Group Retail Spain (VGRS).

Volkswagen Group Retail España e iDocCar: un caso de éxito

Volkswagen Group Retail Spain es uno de nuestros grandes clientes desde junio de 2019. Fue entonces cuando contrató por primera vez este software de gestión digital de procesos dedicado al sector automoción. Su red de 58 instalaciones repartidas por todo el territorio nacional incluye las marcas Audi, Volkswagen, Volkswagen vehículos comerciales, SEAT y Škoda.

Cabe destacar que su satisfacción con nuestro producto les llevó a ampliar la colaboración en 2020 para gestionar la digitalización de las firmas de documentos a través de iDocCar Sign, que permite la integración de los diferentes certificadores de firmas.  Y la satisfacción existente con iDocCar Scan que permite obtener autonomía en el momento del escaneo, digitalizando los documentos desde dispositivos móviles, ganando tiempo y favoreciendo el correcto almacenamiento de la documentación evitando la pérdida documental. En la actualidad, tras más de un año utilizando la herramienta, podemos afirmar orgullosos que los resultados para la filial de Porche Holding son muy positivos.

Como parte de su estrategia global de digitalización y, gracias al software de iDocCar, Volkswagen Group Retail Spain ha consolidado su gestión administrativa en dos centros de servicios compartidos. Uno se ubica en Barcelona para toda la zona este y sur. El otro está en Madrid, gestionando el área central y norte. Ambos aglutinan las tareas que antes se delegaban en un total de 10 centros de gestión. Llevado a cifras, hablamos de ahorros de 1,5 millones de euros, en su primer año y medio de funcionamiento.

No menos interesante es la reducción de costes gracias a la digitalización de los procesos de gestión, con incremento del 90% en la eficiencia de la gestión de campañas. Respecto al papel y las impresiones, el ahorro asciende a un montante de 200.000 euros. Todo ello sin contar el beneficio que todo esto supone para el medio ambiente. Desde VGRS señalan que la integración de los Stakeholders, que forman parte de ese proceso, en la herramienta les ha permitido obtener beneficios adicionales como:

  • La centralización de las actividades
  • Un avance en digitalización y automatización
  • La creación de un proceso definido y controlado
  • Mayor eficiencia y un importante ahorro de costes asociados
  • Mayor cumplimiento de las políticas internas alineadas con las auditoriías marcadas desde la matriz.

Gracias a la solución de iDocCar, más de 400 empleados ya no solo gestionan expedientes de diferentes marcas en línea, sino que además pueden firmar los contratos de venta de manera digital. Siempre con plenas garantías legales y de seguridad.

¿Cómo contribuye iDocCar a la transformación digital de VGRS?

El gestor digital de procesos de iDocCar optimiza, estandariza y digitaliza todos los procesos asociados a la vida útil de un vehículo. De esta forma, nuestro software ha transformado los procesos manuales de la firma austriaca en procesos digitales, permitiéndole beneficiarse de numerosas ventajas como:

  • La estandarización de los procesos para definir de manera clara, sencilla y sin desviaciones el proceso adaptado a todos los tipos de venta.
  • Un mayor control al integrar toda la información entre departamentos y permitir el acceso online a los documentos de todas las personas implicadas en el proceso y con responsabilidad en la toma de decisiones.
  • Mejor seguimiento del proceso de auditoria gracias al almacenamiento en la nube, la compatibilidad con los principales gestores documentales del mercado y el acceso de usuarios ilimitado.
  • Posibilidad de realizar gestiones en remoto desde cualquier localización y dispositivo, en tiempo real.
  • La automatización de los procesos internos y externos con la definición previa de las etapas del proceso.
  • La simplificación de las tareas rutinarias gracias a iDocCar SIGN e iDocCar SCAN.
  • Facilidad y seguridad en todos los trámites de la herramienta, como garantizan las certificaciones TISAX, ISO 27001 y la AEAT.
  • Eficiencia de los procesos, eliminando los errores manuales, la pérdida de documentos y reduciendo al máximo los tiempos de búsqueda y gestión.

Todas las partes hablan de un caso de éxito

Como señala Miguel Morenés, socio co-fundador de iDocCar “el nuevo cambio de paradigma ha acelerado la necesidad ahora ya obligatoria de digitalización de los procesos del sector. Gracias a la colaboración de las empresas, VGRS ha logrado anticiparse a las nuevas exigencias del mercado y está más y mejor preparado para afrontar el desafío que supone el contexto social actual y las necesidades del mercado y los posibles cambios en los modelos de comercialización de los vehículos en un futuro”.

Esta visión la comparte Joaquín Jover, Director General de VGRS, quien añade que “es una prioridad y nuestra responsabilidad social proteger tanto a nuestros clientes como a nuestros empleados. Los beneficios obtenidos de la implementación de iDocCar supone un hito hacia un modelo innovador en la gestión de procesos integral que sitúa a VGRS como pionera de un nuevo sistema más eficiente y completo en cada uno de los procesos de la vida útil del vehículo”. Gracias al esfuerzo de todos los implicados, los concesionarios pueden respetar las reglas de distanciamiento social al reducir al mínimo las necesidades de desplazamiento o contacto físico, mientras que se agilizan todos los procesos.

Por su parte, Miguel Blanco, CIO de VGRS, también destaca esta colaboración como un caso de éxito, añadiendo a las palabras de Jover que “la solución de una firma digital combinada con la plataforma gestión documental nos ha proporcionado de una gran herramienta para acelerar nuestra estrategia global de digitalización«.

 

En iDocCar queremos ayudarte en la transformación digital de tus concesionarios. Ahora que ya conoces un caso de éxito como el de Volkswagen Group Retail España, ¿a qué esperas para apostar por la digitalización de los procesos con nosotros?

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