En plena era digital, todavía hay quien utiliza herramientas de organización tradicionales como la libreta y el bolígrafo, el calendario de pared o la agenda de bolsillo. No te vamos a criticar por ser un nostálgico, nos encanta, pero cuando se trabaja en equipo muchas veces resulta imposible conformarse con lo tradicional para poder organizar todas las tareas diarias de una manera eficiente.
El mundo digital tiene mucho que ofrecerte para hacer más sencilla y accesible tu rutina profesional. En la actualidad podemos encontrar numerosas herramientas en Internet que nos permiten hacer un minucioso seguimiento de las tareas, objetivos y ventas de la empresa, desde herramientas de organización sencillas para uso individual hasta grandes plataformas que permiten mejorar la comunicación, hacer seguimiento a los proyectos y mantenerse al tanto de todas las actividades de la compañía.
Las herramientas digitales para organizar tareas son tan variadas que las hay para todos los gustos: algunas son ‘todo en uno’ y tienen funciones que nunca utilizarás, mientras que otras se centran en tareas más específicas y necesitas tener más de una para poder organizarte. ¿Lo ideal? Encontrar una herramienta de organización que se adapte a tus necesidades específicas. Veamos algunos ejemplos y los beneficios que nos aportan este tipo de plataformas.
Si tu volumen de tareas no es descomunal…
Si este año te has propuesto dar por fin el salto de lo tradicional a lo tecnológico, vamos a mostrarte el Top 5 de las herramientas de organización digitales que puedes utilizar para hacer un seguimiento de tus tareas y objetivos. Si con una no es suficiente, siempre puedes elegir varias para complementar tu gestión de forma eficaz.
- Do It Tomorrow: la herramienta de organización para los que no terminan de decantarse por lo digital, ya que se trata de una pequeña libreta en la que puedes planificar toda una agenda, como la que tendrías en papel.
- Herramientas Google: son con las que probablemente estés más familiarizado, como la gran mayoría de los usuarios, y esa es precisamente una de sus grandes ventajas, junto con la posibilidad de llevarlas en el smartphone. Son muy variadas, tenemos Google Calendar para organizar el calendario; Google Drive para almacenar archivos y compartirlos; Google Docs para crear documentos y trabajar con ellos en grupo; Google Mail (GMAIL) para gestionar el correo electrónico…
- Asana: este gestor de tareas se ofrece para ordenador, tableta y smartphone, lo cual ya resulta muy positivo. Con ella puedes gestionar el trabajo, organizar tu tiempo y coordinarte con tus compañeros de forma sencilla, ya que permite crear múltiples grupos de trabajo, pudiendo asignar tareas, responsables, fechas de entrega, objetivos… Además, cuenta con un sistema de notificaciones asociado al correo electrónico.
- Trello: es una de las herramientas de organización más completas porque nos ofrece gran versatilidad, sobre todo a la hora de trabajar en equipo y tener a todos los miembros bien comunicados y coordinados entre sí. Permite establecer fases o tareas dentro de los proyectos, asignar las tareas a los miembros del equipo, conocer en qué estado se encuentran, adjuntar notas o datos a las tareas, etc. Similar a Trello es también Basecamp.
- Gantter: Esta herramienta basada en los Diagramas de Gantt nos permite hacer una representación gráfica de las fases de cada proyecto, lo que ayudará a los equipos implicados a conocer y respetar los plazos fijados y hacer un seguimiento de los objetivos y tareas.
Y para los grandes gestores…
Si tus tareas, objetivos y proyectos no cabrían ni en cinco libretas, entonces lo que debes plantearte es un gestor de procesos como el de iDocCar, una herramienta de organización que te permite optimizar, estandarizar y digitalizar todos los procesos asociados a la vida útil de un vehículo. La transformación de los procesos manuales en procesos gestionados por expedientes y tareas automatizadas se traduce directamente en ahorros en tiempos y de costes indirectos, en un aumento de la eficiencia y en una reducción del impacto medioambiental , estimulando la innovación y la mejora de los procesos con un coste que se limita al uso de la tecnología (solución SaaS).
Para poder hacer un seguimiento de las ventas, las tareas y los objetivos, iDocCar incluye usuarios ilimitados y es compatible con los principales gestores documentales del mercado, de forma que todos los equipos tienen acceso a la nube para poder conectarse desde cualquier dispositivo. Mediante la definición previa de las etapas del proceso, exige a todos los perfiles involucrados el cumplimiento de sus condiciones de manera íntegra. Además, la herramienta de organización de iDocCar integra la información entre departamentos y permite el acceso online a los documentos de todas las personas con responsabilidad en la toma de decisiones, reduciendo al máximo los tiempos de búsqueda y eliminando pérdidas documentales.
Cada persona tiene su forma de ver el mundo y de organizar sus tareas, pero todos debemos elegir la mejor manera de hacer que nos rinda la energía durante el día a día. Ahora que ya conoces las principales herramientas de organización, ¡sácale provecho a la transformación digital y olvídate de procrastinar!
