Desde que un vehículo sale de fábrica, genera una elevada cantidad de procesos que se gestionan mayormente en papel. Esto conlleva numerosos inconvenientes en términos de errores, extravíos, ineficiencias, información difícil de gestionar, falta de comunicación entre departamentos, información limitada… Y, por supuesto, para el medio ambiente y para tu bolsillo, porque ahorrar papel en los concesionarios es ahorrar dinero .
Vivimos en una época de gran incertidumbre económica, con grandes altibajos y en la que la preocupación por el medio ambiente se ha convertido en uno de los principales quebraderos de cabeza de los dirigentes de todo el mundo. Sin embargo, ha hecho falta una pandemia mundial para darnos cuenta de la tecnología lleva varias décadas avanzando a pasos agigantados para permitirnos ahorrar papel en múltiples procesos.
Las herramientas digitales fomentan la disminución del uso de papel en la labor diaria de los concesionarios y nos brindan la oportunidad de dejar atrás algunas de las prácticas más perjudiciales para el medio ambiente. Además, dotan de mayor agilidad a los procesos y permiten fomentar otros aspectos sociales como el teletrabajo, lo que a su vez ayuda a disminuir las necesidades de movilidad y, con ello, la contaminación.
La tecnología, clave para ahorrar papel en los concesionarios
Nos guste o no, la transformación digital ha acelerado la necesidad de digitalizar los procesos asociados a la vida útil de un vehículo de los concesionarios. Esto nos permite anticiparnos a las nuevas exigencias del mercado y del medio ambiente, estando más y mejor preparados para afrontar el desafío que supone el contexto social y climático actual, así como las necesidades de los usuarios y del planeta.
La digitalización se caracteriza por la búsqueda constante de la optimización de procesos y la innovación para adaptarse a la demanda del mercado. En este contexto, en iDocCar ofrecemos una herramienta de gestión de procesos que permite la transformación de los procesos manuales de los concesionarios en procesos gestionados por expedientes y tareas automatizadas.
Reduce costes y cuida del medio ambiente con iDocCar
El gestor digital de procesos de iDocCar optimiza, estandariza y digitaliza todos los procesos asociados a la vida útil de un vehículo para que tú sólo tengas que preocuparte de aportar valor a tus clientes. El software transforma los procesos manuales en procesos digitales. Gracias a ello, los concesionarios pueden beneficiarse de otras ventajas cómo la mejora en los tiempos de gestión, el ahorro de papel o la reducción del impacto medioambiental.
La creación de un expediente digital del vehículo subsana muchas de las problemáticas detectadas en los procesos de los concesionarios, suponiendo un importante ahorro en tiempo y costes directos e indirectos. Gracias a nuestra herramienta digital, puedes ahorrar papel y materiales, así como evitar numerosas incidencias como la pérdida o deterioro de documentación, la falta de control sobre el proceso o la falta de visualización sobre cómo está el proceso en tiempo real.
De la misma forma, se agilizan numerosas etapas del proceso, existiendo una integración de la información con sistemas de terceros implicados en el mismo. El desarrollo e implementación de un gestor de procesos documentales verticalizado permite un ahorro en los tiempos de tramitación y validación de información. A diferencia de las otras herramientas, la gestión se realiza sobre el total del expediente y no sobre un solo documento.
Cómo ahorrar papel más allá de las herramientas digitales
Hemos visto que el gasto de papel que se realiza en algunas ocasiones es excesivo y se puede disminuir mediante el uso de herramientas digitales que nos permiten reducir la impresión de contratos, fotocopias y escaneos de documentación, el lanzamiento de comunicaciones o la emisión de facturas, por poner algunos ejemplos.
Más allá de la digitalización de los procesos de los concesionarios, existen una serie de medidas que podemos aplicar para ahorrar papel en nuestras actividades rutinarias y que contribuyen a disminuir los costes de material y a fomentar la sostenibilidad de la organización:
- Reutilizar el papel: hay veces que el uso del papel es inevitable. Apuntar un número de teléfono, una nota rápida, un nombre… En estos casos, lo mejor es reutilizar un papel ya impreso o escrito que fuéramos a desechar. Y si el papel es reciclado, ¡mucho mejor!
- Fomentar el uso informático: siguiendo la línea del punto anterior, es aconsejable tratar de reducir al máximo el uso del papel. Hoy en día los dispositivos electrónicos (móviles, ordenadores, tabletas…) cuentan con diversas aplicaciones de recordatorios, agenda y calendario para anotar todo eso que apuntamos en el primer papel que pillamos a mano.
- Imprimir a doble cara: si no queda más remedio que imprimir, imprimamos solo aquellos documentos estrictamente necesarios y, a ser posible, a doble cara. Con esta medida tan básica conseguiremos ahorrar el doble de papel.
- Reciclar: el papel que ha sido inevitable utilizar y que ya no nos sirve se puede reciclar. Coloca todo el papel desechable del concesionario en una caja y, cuando esté llena, lleva su contenido hasta un contenedor destinado al reciclado de papel.
Con pequeños gestos durante nuestro día a día y mediante el empleo de herramientas de gestión digitales en tu concesionario puedes ahorrar papel en grandes cantidades. Gracias a ello reducirás tus costes directos e indirectos y cuidarás del medio ambiente.
